Voor een manager is het niet altijd even eenvoudig om de grote hoeveelheid aan informatiestromen binnen het bedrijf bij te houden en op te slaan. Informatie verplaatst zich mondeling, via e-mail of in vergaderingen. Een workflow kan ervoor zorgen dat informatie overzichtelijk bij elkaar staat, op het juiste moment de aandacht krijgt en niet verloren gaat.
Een workflow, ook wel een werkstroom genoemd
Een workflow wordt ook wel een werkstroom genoemd. Een werkstroom houdt in dat alle processen die binnen een bedrijf plaatsvinden op de juiste wijze en in de juiste volgorde worden uitgevoerd. De workflow zorgt er daarbij voor dat dit efficiënt gebeurt. Het werken met zo’n werkstroom kan via een digitale tool. De workflow tool zorgt ervoor dat alle processen en informatie worden opgeslagen en op het juiste moment de aandacht krijgen.
Taakverdeling
Binnen een workflow kunnen taken worden aangemaakt. Deze taken bevatten hun eigen documenten. Taken kunnen door werknemers worden aangemaakt, afgevinkt, overgedragen, gedelegeerd of geweigerd worden. De communicatie verloopt hierbij binnen de workflow tool, zodat er geen informatie verloren gaat. Workflows kunnen worden aangemaakt voor verschillende producten, denk bijvoorbeeld aan een document, dossier, team, persoon of een vergadering.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel je voor: een kwaliteitsdocument moet na een jaar worden getoetst of het nog aan alle voorwaarden voldoet. Een workflow tool zorgt ervoor dat het document wordt bewaard en dat er op het juiste moment een melding wordt gemaakt dat het document aandacht vereist. Daarbij geeft de tool ook aan wie er actie moet ondernemen, in welke volgorde en hoe dat precies moet worden gedaan. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk wat er moet worden gedaan, wanneer, in welke volgorde en wanneer het document opnieuw aandacht vereist. De workflow tool organiseert dus eigenlijk alles wat moet gebeuren.
Waarom kiezen voor workflow management?
Binnen een bedrijf is het heel waardevol als producten en diensten efficiënt verlopen, waarbij geen informatie verloren gaat. Als diensten niet goed worden uitgevoerd, als taken worden vergeten of wanneer het niet duidelijk is wie welke verantwoordelijkheid draagt, worden er fouten gemaakt. Dit kost tijd en geld. Ook als werk dubbel wordt gedaan, kunnen de kosten oplopen. Workflow zorgt ervoor dat alle processen efficiënt verlopen, waardoor kosten binnen het bedrijf worden gereduceerd. Dat wil natuurlijk ieder bedrijf!